Ferdinand Friedrich Helwing, der als erster Stipendiat Rechtswissenschaften in Heidelberg und Göttingen studierte, wurde zum ersten Verwalter des Stipendienfonds bestellt.
Mit zwei nachfolgenden Verwaltern war die Verwaltung der Stiftung in engem familiären Verbund zur Lippischen Landesverwaltung angeordnet, bis 1867 Ludwig Friedrich Gerstein (R-9.3) zum Rendanten gewählt wurde. 25 Jahre lang führte er die Verwaltung und veranlasste die wichtigsten und eingreifensten Beschlüsse, die mit der Erfüllung des Stifterwillens den Bestand der Stiftung sicherten.
Der 5. Verwalter, Wilhelm M. Baeumer (R-10.4)
Unter der zielbewußten Führung des 5.Verwalters, Wilhelm M. Baeumer (R-10.4), wurden ab 1892 unter Mitwirkung der Stammesvertreter und anderer interessierter Familienangehöriger weitere außergewöhnliche, von den Vorstellungen des Stifters wesentlich abweichende Beschlüsse gefasst. Angesichts der im Verhältnis zu den verfügbaren Erträgnissen anwachsenden Zahl der Berechtigten drohte der Stiftung die Gefahr, den Stiftungszweck nicht mehr nachhaltig erfüllen zu können. Der Ausschluß der in weiblicher Deszendenz neu entstehenden Familienzweige war eine schwerwiegende Entscheidung, die bei allen Beteiligten schmerzhaft empfunden wurde. Sie war indes um 1900 als Ordnungsfaktor für eine verantwortungsvolle Verwaltung der Studienstiftung unabdingbar.
Der 6. Verwalter, Ludwig E. Gerstein (R-10.9),
stand der Stiftung von 1904 bis 1947, also auch während des I. und II. Weltkrieges, vor. Der I. Weltkrieg mit seinen politischen wie wirtschaftlichen Folgen bestimmte die erste Zeit seiner Verwaltung. Das Vermögen der Stiftung ging mit der Inflation verloren, das Stipendienwesen ging zurück.
1928 wurde die von Friedrich und Wilhelmine Gerstein D-9.3) zum Andenken an ihren einzigen, früh verstorbenen Sohn Ludwig (D-10.16) etwa 1884 errichtete Ludwig-Stiftung in die Hoffmann-Stiftung aufgenommen. Seit dieser Zeit führt sie den Namen Vereinigte Hoffmann- und Ludwig-Stiftung.
Das Stiftungskapital konnte bis 1945 wieder auf 120.000 RM aufgebaut werden.
Die von Ludwig E. Gerstein (R-10.9) 1934/35 vorgelegte Familiengeschichte führte die Angehörigen der in der Stiftung beteiligten Familien über den eigentlichen Stiftungszweck hinaus verwandtschaftlich zusammen. Die für den 1. Oktober 1939 nach Hagen einberufene Familienversammlung war wegen des inzwischen ausgebrochenen Krieges ausgefallen. Mitten in den Trümmern der Nachkriegszeit nach 1945 war es die erste Sorge des amtierenden Verwalters, die Familienangehörigen wieder zusammenzuführen. Sein Handbuch „Wie sind wir miteinander verwandt?“ zeichnete sich aus durch eine deutlich strukturierte Darstellung der verzweigten Familienzusammenhänge auf der Grundlage gemeinsamer Herkunft und Geschichte, insbesondere durch die Angabe von Anschriften, die verstreuten Verwandten ein Wiederfinden nach 1945 ermöglichte.
Der 7. Verwalter, Johann Daniel (III) Gerstein (R-11.21)
Erst am 20. Mai 1947 konnte er die Aufgaben der Verwaltung an den bereits 1935 gewählten Nachfolger und 7. Verwalter, Johann Daniel (III) Gerstein (R-11.21), übertragen. Die erste Familienversammlung nach dem II. Weltkrieg fand am 11. Oktober 1947 statt. Es waren 65 Familienangehörige aus nahezu allen Familienzweigen anwesend und beteiligt. Essensmarken wurden von den Teilnehmern als Beitrag zur Organisation zur Verfügung gestellt. Der Stil der Veranstaltung hob die Beteiligten über die oft verzweifelten Lebensverhältnisse wohltuend hoffnungsfroh hinaus. Dem Bericht ist zu entnehmen, dass das Vermögen der Stiftung nach den gewohnten Regeln in mündelsicheren Wertpapieren, Hypotheken und Sparkassenguthaben angelegt war.
Am 20. Juni 1948 trat die Währungsreform in Kraft. Die entwertete Geldwährung RM wurde auf ein Zehntel ihres früheren Nennwertes umgestellt, nun DM. Die Stiftung weist in ihrer Eröffnungsbilanz ein Restvermögen von 1.556,- DM aus. Hinzu kommt ein ungeklärter Bestand von 55.000,- RM in Anleihen des Deutschen Reiches.
Zu der am 1. Juni 1957 in Dortmund einberufenen Familienversammlung waren auf etwa 140 versandte Einladungen nur ca. 50 Antworten eingegangen. Es waren dann jedoch mit Angehörigen der Beteiligten 87 Teilnehmer zur der Veranstaltung erschienen. Die Versammlung war nach Auffassung des Verwalters wegen des unzureichenden Anschriftenmaterials nicht ordnungsgemäß einberufen. Es konnten daher keine Beschlüsse gefasst werden.
Obwohl das Anschriftenmaterial weiter ergänzt wurde, konnte die nächste Familienversammlung, die am 6. Juni 1959 in Dortmund stattfand, nach Auffassung des Verwalters wiederum nicht als beschlussfähig angesehen werden. Das Verzeichnis der Berechtigten und Beteiligten zu vervollständigen, wurde als wichtigste Aufgabe des Verwalters genannt. Der Aufbau des Stiftungskapitals von jetzt 20.000,- DM durch allfällige Rückführung der erhaltenen Stipendienbezüge wurde dringend erbeten. Der regelmäßige Turnus für die Familienversammlungen wurde vom Verwalter mit etwa drei Jahren angesehen.
Die Familienversammlung vom 7. April 1962 war dem Gedenken an den Stifter, Prof. Christoph Ludwig Hoffmann M.D., im 160. Jahr des Bestehens der Stiftung gewidmet. Zu diesem Anlass waren nun 120 Teilnehmer erschienen. Da das Anschriftenmaterial in der Zwischenzeit wesentlich ergänzt und geordnet werden konnte, war die Versammlung nun endlich beschlussfähig.
Die Frage der Vermögensanlage war mit dem als Stiftungsaufsicht zuständigen Regierungspräsidenten in Detmold dahin geklärt worden, dass der Stifter eine mündelsichere Vermögensanlage nicht angeordnet hat und daher die seit 1870 geltende Regularie abgeändert werden könne. Die in der Stiftung Berechtigten seien befugt, die Gelder so anzulegen, wie sie es für richtig hielten. Der Familienversammlung stehe also das Recht zu, über Verwaltung und Verwendung des Stiftungsvermögens nach pflichtgemäßem Ermessen Richtlinien zu erlassen. Nach eingehender Beratung wurde dem Verwalter zugestanden, einen alsbald fälligen Betrag von 5.000,- DM statt in festverzinslichen Wertpapieren in Investment-Certifikaten anzulegen. Das Vermögen der Stiftung war auf 22.357,- DM angewachsen.
Der 7.Verwalter, Johann Daniel (III) Gerstein (R-11.21), hat in den folgenden Familienversammlungen, die im Abstand von drei Jahren in Dortmund stattfanden, über die ordnungsgemäße, in den Prüfungen der Stammesvertreter und der Stiftungsaufsicht unbeanstandeten Jahresrechnungen Rechenschaft abgelegt. Das Stipendienwesen war kein Thema mehr in den Berichten.
Die Herausgabe des Buches „Wie sind wir miteinander verwandt?“ durch seinen Bruder, Karl Gerstein (R-11.22), im Jahre 1971 wurde ein Meilenstein auf dem Wege der Selbstfindung des in der Stiftung verbundenen Familienbestandes. Seine mühsame Arbeit wurde als die Stiftung stärkende, die weit verzweigten Familienstämme zusammenhaltende Maßnahme allgemein anerkannt und gefördert. Nach den geltenden Regularien durfte das Verlegen des Familienbuches indes keine Aufgabe der Stiftung sein. Sie wurde von Karl Gerstein eigenständig verantwortet, wenn auch von der Stiftung wohlwollend flankiert.
Der 8. Verwalter, Hubertus Gerstein (D-12.67)
Beim Familientag 1974 wurde der 8. Verwalter, Hubertus Gerstein (D-12.67), in das Amt gewählt, das er am 1. Januar 1976 antrat. Nachdem sich die 1962 in den Bestand des Vermögens aufgenommenen Investment-Certifikate bis zum Einbruch der Wirtschaftskrise zwar günstig entwickelt, dann aber ohne eigenes Zutun im Börsenwert zurückgingen, entschloss sich der Verwalter, wieder zur festverzinslichen Vermögensanlage zurückzukehren.
Wegen seiner Erkrankung musste schon nach 5 Jahren die Nachfolge geregelt werden.
Der 9. Verwalter, Klaus L. Gerstein (R-12.44)
Auf der Familienversammlung am 12. April 1980 in Hagen wurde Klaus L. Gerstein (R-12.44) als 9. Verwalter gewählt, er trat sein Amt zum 1. Januar 1981 an. In seiner Kandidaturvorstellung zeigte er den Familienagehörigen das Bild einer Stiftung, die seit Jahrzehnten nicht mehr den Stiftungszweck erreicht. Er kündigte die Neuordnung der Stiftungsverfassung an, in der neben der Stärkung des Stiftungsvermögens und der damit verbunden Ertragslage die Angelegenheiten des Familienverbandes, nämlich die Herausgabe des Familienbuches und die Ordnung des Familienarchivs im Eigentumsbestand der Stiftung und in der ausschließlichen Verantwortung des Vorstandes, den Zufällen des Umgangs und der Willkür der Erbfolge entzogen, Bestandteil des Stiftungszweckes sein müssten. Das nicht mehr funktionsfähige Stipendienwesen müsse mit dem Familieninteresse und seiner Pflege verbunden werden, um den Bestand der Stiftung auf Dauer zu erhalten. In diesem Zusammenhang sei es auch an der Zeit, die von 1901 an aus dem Berechtigtenstatus ausgesteuerten Familienzweige der weiblichen Deszendenz wieder gleichberechtigt in den Familienverband der Stiftung einzuordnen, nachdem die damals berechtigten Gründe für die Funktionsfähigkeit des Stipendienwesens nun nicht mehr gegeben seien.
Zur Familienversammlung am 23 April 1983 in Dortmund mit 64 stimmberechtigten Beteiligten wurde der Entwurf einer neu gefassten Stiftungssatzung zur Beschlussfassung vorgelegt. Sie fand einstimmigen Zuspruch und trat nach Genehmigung durch den Regierungspräsidenten Detmold in Kraft.
Auch die folgenden Familienversammlungen fanden im Abstand von drei Jahren in Dortmund statt. Die Pflege der persönlichen Kontakte zu den Verwandten brachte der Stiftung 1990 als Vermächtnis den Bestand einiger Aktien in das Depot anstatt der vom Testamentsvollstrecker angebotenen Barzahlung. Ein weiteres Vermächtnis von 10.000,- DM floss der Stiftung 2001 zu. So konnte der Kapitalstock seit 1981 von 40.000,- DM auf 160.000,- DM bis 2001 aufgebaut werden. Die Eröffnungsbilanz zum 1. Januar 2002, der Einführung des EURO, zeigt 84.749,54 €. Die für die Stiftung in Bad Pyrmont gesicherten Ölgemälde, Portraits des Stifters C. L. Hoffmann als Jüngling und als Mann, wurden in den Bestand der Stiftung überführt. Die Bilder sind als Dauerleihgaben einem engagierten Angehörigen der Familie anvertraut.
Das 200jährige Bestehen der Stiftung beging der weit verzweigte Familienverband mit einem Familientag am 6. und 7.Juli 2002 in Rheda-Wiedenbrück. Es nahmen 112 Erwachsene und 15 Kinder teil. Den Auftakt bildete ein Festakt in der Orangerie des Schlosses Rheda unter Teilnahme von S.D. Erbprinz Maximilian von Bentheim-Tecklenburg (als Nachfahre früherer Dienstherren der Familie Gerstein in Hohenlimburg) und Vertretern des öffentlichen Lebens im Landkreis Gütersloh. An der Familienversammlung im Domhof nahmen 78 stimmberechtigte Beteiligte teil. Die lebhafte Diskussion drehte sich um den Bestand und die Zukunft der Stiftung, da von der Stiftungsaufsicht die nachhaltige Belebung des Stipendienwesens angemahnt worden sei, nachdem viele Jahre keine Anträge auf ein Stipendium eingegangen seien. Es wurde auf freiwilliger Basis eine Aktion „Zustiftung“ zur Erhöhung des Stiftungskapitals beschlossen. Die Stammesvertreter wurden beauftragt, bis zur nächsten Versammlung einen Vorschlag zur Nachfolge des Verwalters einzubringen. Es folgten eine Schlossbesichtigung und ein geselliger Abend, der der Begegnung und dem Gespräch zwischen Verwandten, die sich vielleicht noch nie in ihrem Leben begegnet sind, gewidmet war. Das Familienfest schloß mit einem Gottesdienst in der Rhedaer Stadtkirche am Sonntag.
Am Familientag am 4. Juni 2005 auf Schloß Hohenlimburg in Hagen nahmen 95 Erwachsene und 28 Kinder teil. Auf der Familienversammlung waren 52 stimmberechtigte Beteiligte anwesend. Es kam zu bedeutenden Änderungen: Der 9. Verwalter, Klaus L. Gerstein (R-12.44), stellte sich nicht mehr zur Wiederwahl, nachdem er das Amt 25 Jahre mit Erfolg innehatte. In geheimer Wahl wurde Rolf Stamm (D-13.127) als 10. Verwalter gewählt. Ebenfalls wurden nunmehr fünf Stammesvertreter (drei aus der Rhedaer Linie und zwei aus der Dahler Linie) gewählt.
Der 10. Verwalter, Rolf Stamm (D-13.127)
Das übernommene Portfolio hatte acht Einzeltitel mit einem Gesamtwert von 87.780,- €. Die Aktien und Anleihen wurden bis auf einen Geldmarktfond verkauft und das Geld in einem Mischfond angelegt, was wegen der nur noch zwei Positionen im Depot zu Kostensenkungen bei den Gebühren führte. Die Aktion „Zustiftung“ wurde vom 10. Verwalter fortgesetzt, nun mit dem Ziel „100.000 € angelegtes Stiftungskapital“. Der Zusammenhalt der beteiligten Familien wird seit 2005 durch einen jährlichen Rundbrief gestärkt.
Zur Erinnerung an den 200. Todestag des Stifters, Prof. Christoph Ludwig Hoffmann M.D., der am 29. Juli 1807 in Eltville am Rhein verstarb, fand dort am 23. Juni 2007 der Familientag mit 91 Erwachsenen und 17 Kindern statt. Dabei wurde in der Kurfürstlichen Burg am Rhein eine bronzene Gedenktafel für den Stifter enthüllt. Die Familienversammlung war mit 54 stimmberechtigten Beteiligten gut besucht. Seit dem Familientag 2002 sind 20.035,- € als Zustiftungen dem Stiftungskapital zugeflossen. Ende 2006 betrug das angelegte Stiftungskapital 92.748,- €. Als wesentliche Neuerung wurde die Einrichtung eines Bücherstipendiums beschlossen, wenn sich kein Bewerber für das Große Stipendium findet. Daran wurde die Erwartung geknüpft, dass sich der Stiftungszweck nun nachhaltig verwirklichen ließe.
Am 19. Juni 2010 wurde beim Familientag auf Schloß Hohenlimburg zum ersten Mal eine Frau, nämlich Armgard Merk (R-13.90) in das Amt des nunmehr 11. Verwalters der Stiftung gewählt.